ডিজিটাল কমপ্লায়েন্স ও অডিট

চেকলিস্ট। যে রাউন্ড নিজেই নিজের প্রমাণ।

ফোনেই নির্ধারিত পরিদর্শন ও অডিট, শুরু হয় জায়গার QR কোড স্ক্যান করে। আপনি যেখানে বলবেন সেখানে উত্তরের সঙ্গে ছবি লাগবে, বাদ পড়া রাউন্ড ডেস্কে লাল রঙে দেখা যাবে, আর প্রতিটি সাবমিশন হয়ে যাবে একটি PDF।

চেকলিস্ট অ্যাপে ওয়াশরুমের ঘণ্টাভিত্তিক চেক পূরণ হচ্ছে, যেখানে ‘না’ উত্তরের জন্য মন্তব্য ও ছবি দরকার
কী করে

চেকলিস্ট, ছয়টি অংশে।

স্ক্যান করে শুরু

জায়গার QR কোডই তার চেকলিস্ট খোলে। অন্য কোথাও থেকে রাউন্ড পূরণ করার কোনও উপায় নেই।

নির্ধারিত রাউন্ড

প্রতি ঘণ্টায়, প্রতি শিফটে, প্রতিদিন বা প্রতি সপ্তাহে, প্রতিটির নিজস্ব সময়সীমা-সহ। সময়সীমার মধ্যে সাবমিট না হলে রাউন্ডটি বাদ পড়া হিসেবে চিহ্নিত হয়।

প্রমাণের নিয়ম

যেকোনো আইটেমে ছবি বা মন্তব্য বাধ্যতামূলক করা যায়, শুধু ‘না’ হলে বা সবসময়। ছবি আসে সরাসরি ক্যামেরা থেকে, গ্যালারি থেকে কখনও নয়, আর তাতে সময় ও জায়গার ছাপ থাকে।

‘না’ মানেই টাস্ক

প্রতিটি আইটেমে বলে দেওয়া যায়, চেক ব্যর্থ হলে কোন ধরনের টাস্ক কোন বিভাগে যাবে। রাউন্ড সাবমিট হওয়ার মুহূর্তেই কাজটি তৈরি হয়ে যায়।

সিগন্যাল ছাড়াও চলে

উত্তর ড্রাফট হিসেবে ডিভাইসেই সংরক্ষিত থাকে, আর ফোন আবার অনলাইন হলে পাঠানো হয়।

নিয়ামকের সঙ্গে মেলানো টেমপ্লেট

সেকশন, আইটেমের ধরন, বাধ্যতামূলক প্রমাণ ও অনুমোদনের ধাপ। তৈরি টেমপ্লেটগুলো DGCA-ধাঁচের পরিদর্শন রিপোর্ট অনুসরণ করে।

কীভাবে কাজ করে

তিনটি ধাপ, প্রতিবার।

  1. স্ক্যান

    কর্মীরা ওয়াশরুম, গেট বা স্ট্যান্ডের QR স্ক্যান করেন। সঠিক চেকলিস্ট খুলে যায়, সময় ও সেই জায়গার সঙ্গে বাঁধা।

  2. উত্তর

    হ্যাঁ, না, প্রযোজ্য নয়, সংখ্যা বা লেখা। ‘না’ হলে মন্তব্য ও ছবি চাওয়া হয়, আর আপনার বেছে নেওয়া বিভাগের জন্য টাস্ক তৈরি হয়।

  3. সাবমিট

    টেমপ্লেটে দরকার হলে অনুমোদনের জন্য যায়, তারপর PDF হিসেবে জমা থাকে। ডেস্কে জায়গা অনুযায়ী সম্পূর্ণ, দেরিতে ও বাদ পড়া রাউন্ড দেখা যায়।

ডেস্কে

সম্পূর্ণ, দেরিতে ও বাদ পড়া, জায়গা অনুযায়ী।

স্ট্যাটাস টাইল দিয়ে চেকলিস্ট লগ ফিল্টার করুন। কোনও সারি খুলে প্রতিটি উত্তর ও ছবি দেখুন, তারপর অনুমোদন করুন বা ফেরত পাঠান। জায়গাভিত্তিক বিশ্লেষণ, বিভাগের SLA মেনে চলা ও ট্রেন্ড রিপোর্ট আগে থেকেই আছে, অনুরোধে কাস্টম রিপোর্টও।

Vesta Admin-এ স্ট্যাটাস টাইল ও রাউন্ডের তালিকা-সহ চেকলিস্ট লগ
ফলাফল

গ্রাহকরা যা জানান।

80%কম ম্যানুয়াল কাজকাগজের রাউন্ড আর স্প্রেডশিটে তথ্য জোড়ার জায়গায় স্ক্যান, উত্তর, সাবমিট।
92%কম বাদ পড়া চেকসময়সীমা ও রিমাইন্ডারের ফলে দেরি হওয়ার মুহূর্তেই বাদ পড়া রাউন্ড চোখে পড়ে।
100%কমপ্লায়েন্স ট্র্যাক করাপ্রতিটি রাউন্ড, উত্তর, ছবি ও অনুমোদন সংরক্ষিত, জায়গা ও বিভাগ অনুযায়ী।
প্রশ্ন

প্রায়ই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন।

QR কোড কীভাবে কাজ করে?

প্রতিটি জায়গার জন্য একটি ছাপানো QR কোড থাকে। চেকলিস্ট অ্যাপে সেটি স্ক্যান করলে ওই জায়গার জন্য নির্ধারিত চেকলিস্ট খোলে, তাই রাউন্ডটি যেখানে করা হয়েছে সেই জায়গার সঙ্গেই বাঁধা থাকে।

রাউন্ড কি আগে থেকে নির্ধারণ করা যায়?

হ্যাঁ। টেমপ্লেট প্রতি ঘণ্টায়, প্রতি শিফটে, প্রতিদিন বা প্রতি সপ্তাহে চলে, প্রতিটির নিজস্ব সময়সীমা-সহ, আর রিপোর্ট যায় নিজস্ব সময়সূচিতে।

নিয়ন্ত্রক কমপ্লায়েন্সে এটা কীভাবে সাহায্য করে?

তৈরি টেমপ্লেটগুলো DGCA-ধাঁচের পরিদর্শন রিপোর্ট অনুসরণ করে, প্রতিটি আইটেমে বাধ্যতামূলক প্রমাণ নিশ্চিত করা হয়, আর প্রতিটি সাবমিশন ছবি ও অনুমোদন-সহ PDF হিসেবে সংরক্ষিত থাকে।

কোনও রাউন্ড বাদ পড়লে কী হয়?

লগে ও ড্যাশবোর্ডে সেটি বাদ পড়া হিসেবে চিহ্নিত হয় এবং দায়িত্বপ্রাপ্তদের জানানো হয়, তাই অডিটে ধরা পড়ার আগেই বিষয়টি সামলানো যায়।

জায়গায় না গিয়ে কি কেউ চেকলিস্ট পূরণ করতে পারেন?

না। চেকলিস্ট খোলে কেবল জায়গার QR স্ক্যান করলে, আর ছবি নিতে হয় ক্যামেরা দিয়ে, গ্যালারি থেকে নয়।

আরও

প্ল্যাটফর্মের বাকি অংশ।

টাস্ক

প্রতিটি ঘটনা, অনুরোধ ও পর্যবেক্ষণ একটাই লগে। টাস্ক নিজে থেকেই সঠিক বিভাগে পৌঁছায়, আটকে গেলে এসক্যালেট হয়, আর ছবির প্রমাণ-সহ বন্ধ হয়।

তৈরি করুন, পাঠান, বন্ধ করুন।

ফিডব্যাক

ওয়াশরুম, গেট ও লাউঞ্জে কিয়স্ক, ট্যাবলেট ও QR কোড। পাঁচটি মুখ, একটা ট্যাপ, আর অতিথি সরে যাওয়ার আগেই খারাপ রেটিং সঠিক বিভাগের টাস্ক হয়ে যায়।

প্রতিটি অতিথিকে জিজ্ঞেস করুন। প্রতিটি উত্তরে পদক্ষেপ নিন।

স্টাফ ডিপ্লয়মেন্ট

বায়োমেট্রিক অ্যাটেনডেন্সের সঙ্গে যুক্ত ডিজিটাল ডিপ্লয়মেন্ট শিট। যাঁরা প্রাঙ্গণে ক্লক-ইন করেছেন শুধু তাঁদেরই কোনও জায়গায় নিয়োগ করা যায়, তাই ঘাটতির রিপোর্ট ও মাসিক বিল সরাসরি রেকর্ড থেকে তৈরি হয়।

এমন ডিপ্লয়মেন্ট শিট, যা নিয়ে ভেন্ডররা তর্ক করতে পারে না।

নিজের ডেটায় চেকলিস্ট দেখুন।

আপনার জায়গা, বিভাগ ও টাস্কের ধরন নিয়ে 30 মিনিটের ওয়াকথ্রু। কোনও স্লাইড নেই।